Assistante administratif H/F

Le job Adéquat

Accueil Physique et Téléphonique :

- Accueillir et Orienter les visiteurs

- Gérer le standard téléphonique en répondant aux appels entrants, en traitant les demandes basiques des clients, ou en les redirigeant vers l'interlocuteur interne adéquat, en prenant les messages et en assurant un suivi approprié.

- Gérer les mails de la boite VL France en les transférant aux bonnes personnes, en y répondant si nécessaire et en assurant un suivi.

Activité Administrative :

- Affranchir et traiter le courrier au départ

- Envoyer les factures clients (mail et/ou papier)

- Saisir les commandes ateliers dans le logiciel dédié

- Commander les fournitures administratives après validation du supérieur hiérarchique, et en suivre les consommations

- Transmettre les certificats aux clients qui en font la demande

- Participer à l'organisation d'événements particuliers

- Gérer ponctuellement les réservations pour les déplacements occasionnels

- Contribuer à la mise en place et à l'amélioration des processus administratifs pour assurer une gestion efficace du bureau.

Activités communication :

Prendre en charge les pages de réseaux sociaux de l'entreprise et participer à la rédaction des postes, et participer à la préparation de supports de présentation et communication de l'entreprise.

Responsabilités exercées et latitude d'action :

Autonomie dans la gestion du standard téléphonique, accueil des visiteurs et des clients, ainsi que dans l'organisation du travail administratif et la gestion des priorités.

Connaissances professionnelles spécifiques :

- Connaissance basique ERP (SAP HANA)

- Maîtrise du pack Office, et de l'outil Boomerang, de Linkedin

- Compétences en communication et organisation

- Anglais B1