Chargée d’affaires H/F

Le job Adéquat

Mission

Le Chargé d'affaires a pour mission de gérer les commandes de la réception à l'expédition. Il assure la responsabilité et le suivi des affaires (revue de contrats) en termes de prix, marge de l'affaire, de délai et conformité à la commande client et de la commande par rapport à l'offre commerciale.

Il est l'interlocuteur principal du client, assure l'interface et la coordination :

Rôles & Responsabilités :

- Réceptionner, contrôler et assurer le lancement de la commande :

·Faire la revue de contrat afin de valider les termes de la commande pour les aspects techniques (produits, spécificité) commerciaux (prix, délai), financiers (conditions de paiement, garantie ...), logistique (emballage, transport, Incoterm) et légaux

·Créer une fiche clients

·Organiser si nécessaire une réunion de lancement d'affaire avec tous les acteurs internes et externes concernés.

·Enregistrer et formaliser la commande dans l'ERP.

·Diffuser l'accusé de réception de commande à notre client.

·Diffuser les spécificités de la commande demandées par le client à l'ensemble des acteurs de l'affaire (internes et externes).

·Participer aux réunions de suivi d'affaires, en interne et en externe.

·Constituer le dossier du suivi de commande (papier ou électronique en fonction de la commande)

- Suivre l'affaire pendant son déroulement

·Coordination des différents services en interne :
BE, achats, documentation, planification, logistique, ADV et le service méthodes

·Analyser et valider les commentaires du client formulés sur les documents qui lui ont été soumis pour approbation (plans d'ensemble, plans de détail, procédures, notes de calcul, etc ...)

·Réadapter la proposition technique et commerciale en direct avec le client avec le soutien d'autres services internes si besoin (commercial, SAV, R&D, BE...)

·Assurer le suivi d'exécution de la commande

·Préparer et diffuser les rapports d'avancement à nos clients en fonction de leurs besoins.

·Piloter les avenants et les refacturation clients liées aux modifications de contrat

·S'appuyer sur le service finance afin de piloter la marge et la facturation

·Suivre l'avancement de la documentation contractuelle en collaboration avec le service documentation

·Organiser les inspections avec le client, ses représentants ou des organismes spécialisés.

- Assurer la clôture de l'affaire

·Obtenir l'autorisation d'expédition de la part de notre client

·Coordonner l'emballage et l'expédition du matériel en partenariat avec les départements logistique et ADV

·Faire le suivi de la facturation en interface avec le service Finances

·Organiser les réunions de retours d'expérience avec plan d'actions