Gestionnaire administratif/ve

Le job Adéquat

Notre agence Adéquat d'ARCACHONrecrute un/e Gestionnaire administratif/ve pour un de ses clients spécialisé en travaux spéciaux et revêtements d'étanchéité.
Entreprise à taille humaine et en plein développement, notre client recherche de nouveaux talents pour agrandir son équipe.

Votre poste:

Vous assurez le bon fonctionnement administratif de l'agence en apportant un support à la Direction, au service commercial et au service travaux.

Vous intervenez sur l'ensemble du cycle administratif des affaires, depuis la réponse aux appels d'offres jusqu'à la clôture des chantiers, en passant par le suivi comptable, administratif et contractuel.

Vous êtes garant(e) de la qualité et de la conformité des dossiers administratifs et veillez au respect des procédures internes et des exigences réglementaires des marchés publics et privés.

En tant qu'assistant(e) de Gestion et de Direction vous êtes placé(e) sous la responsabilité des deux dirigeants de la société.

Vos missions:

ADMINISTRATION GENERALE ET COMPTABLE :
 ? Contrôler, enregistrer et suivre les factures fournisseurs. ? Établir les factures clients selon les situations de travaux validées. ? Déposer les factures sur les plateformes de dématérialisation. ? Assurer le suivi des créances clients et mettre en oeuvre les relances en coordination avec la Direction.? Préparer la liasse comptable mensuelle (factures, relevés bancaires, notes de frais, etc.). ? Demander, renouveler et suivre les cautions bancaires (avance, retenue de garantie, garantiede bonne fin, etc).? Assurer l'accueil téléphonique et administratif de l'agence. ? Organiser et classer les documents administratifs. ? Préparer différents courriers et documents administratifs. ? Participer à l'amélioration continue des procédures administratives.

ADMINISTRATION COMMERCIALE :
 ? Constituer les dossiers de candidature aux appels d'offres publics et privés. ? Préparer les pièces administratives des offres. ? Mettre à jour les dossiers administratifs de l'entreprise. ? Assurer le renouvellement et le suivi des certifications et qualifications. ? Télécharger les dossiers d'appel d'offres et organiser la base de gestion documentaire de l'entreprise.? Préparer les marchés de travaux et les actes d'engagement.

ADMINISTRATION DES TRAVAUX :
 ? Établir les contrats de sous-traitance. ? Contrôler les pièces administratives des sous-traitants (assurances, attestations sociales, fiscales, qualifications) et assurer les demandes d'agrément.? Participer à la préparation des dossiers de sécurité (PPSPS, plans de prévention, etc). ? Assurer le suivi administratif des OS, avenants et situations de travaux. ? Participer à la constitution des DOE et des dossiers de fin de chantier. ? Assurer l'archivage des dossiers d'affaires. ? Saisir et transmettre des bons de commande. ? Formaliser les comptes d'exploitation chantiers mensuels