Assistant(e) d’établissement H/F

Le job Adéquat

Vos principales missions seront les suivantes :

Accueil physique et téléphonique des contacts extérieurs

ð Représente l'entreprise lors des contacts avec les clients (prise en charge de l'appel téléphonique, accueil lors de l'entrée à l'agence)

ð Apporte une réponse claire et rapide aux clients et les oriente sur le bon interlocuteur

ð Transmet à sa hiérarchie les informations recueillies lors d'un appel téléphonique

Gestion du courrier de la réception aux envois

ð Réalise la saisie des documents de l'agence (compte-rendu, lettres, dossiers de consultation...)

ð Assure la transmission des documents relatifs aux chantiers

ð Assure la réception et le tri du courrier de l'agence ainsi que le classement des pièces administratives

Gestion des dossiers administratifs des appels d'offres

ð Suit la réception des dossiers d'appels d'offres et de candidatures

ð Participe à la rédaction de la réponse de l'offre en veillant à une bonne présentation des documents et dans le respect des procédures qualité, en relation avec le chef d'agence et le responsable de bureau d'études.

ð Monte le dossier d'appels d'offres en vérifiant la présence des pièces obligatoires

ð Veille au respect du dépôt de dossier dans le délai imparti

ð Suit le planning de transmission des dossiers, et alerte les services concernés par rapport aux échéances à respecter

Gestion des DICT (Déclaration d'Intention de Commencement de Travaux)

ð Suit la réception, l'édition et le classement des DICT